MIT DATENSCHUTZEXPERTIN DARJA MAX
Wenn es um das Thema Datenschutz geht – gehörst du zum Team „ist mir egal“ und denkst dir: „Ich bin doch noch so klein, interessiert keinen…“ oder bist du eher Team „zu kompliziert“, weil du bei DSGVO & Newsletter gar nicht weißt, wo du anfangen sollst – also fängst du gar nicht erst an? 😅
Beide Extreme sind problematisch, aber keine Sorge – es gibt einen entspannten Mittelweg! Ein DSGVO Newsletter muss weder kompliziert noch teuer sein. Mit den richtigen Basics bist du rechtlich auf der sicheren Seite. Für den Artikel habe ich mir Datenschutzexpertin Darja Max ins Boot geholt. Wir erklären dir, worauf du achten musst – ohne Juristendeutsch, sondern verständlich erklärt.
Das steht in diesem Artikel
Ab wann betrifft DSGVO meinen Newsletter?
Hier müssen wir unterscheiden, ob du deinen Newsletter für Werbung oder zur rein vertraglichen Kommunikation nutzen möchtest. Doch wenn du in diesem Artikel gelandet bist, unterstelle ich dir jetzt mal ganz frech, dass du deinen Newsletter dafür nutzen möchtest, um deine Dienstleistung oder deine Produkte zu verkaufen. 😉
Auch wenn nicht jede E-Mail eine Sales Mail ist oder du zum Beispiel nur im Footer auf ein Angebot von dir verweist, gilt das als Werbung. Und somit ist Datenschutz ab der 1. E-Mail ein Thema, das du dir genauer anschauen solltest.
Reality Check: Was passieren kann, wenn du Datenschutz auf die (zu) leichte Schulter nimmst
„Aber ich bin doch erst so klein …“ – Vorsicht! 🛑
Diese Denkweise kann richtig teuer werden. Die DSGVO gilt für alle, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Egal, wie groß das Unternehmen ist oder wo du arbeitest. Selbst wenn du in Madagaskar lebst, aber hauptsächlich mit deutschen Kunden arbeitest, bist du betroffen.
Außerdem bleiben die rechtlichen Anforderungen gleich hoch, unabhängig davon, ob die E-Mail an eine Privatperson oder an ein Unternehmen geht.
Bußgelder werden verhängt – auch bei kleinen Unternehmen:
- 600€ für fehlende Informationen über Datenverarbeitung (Fall aus Spanien, 2025)
- 2.000€ für den Versand eines Newsletter trotz Abbestellung des Betroffenen (Fall aus Spanien, 2020)
- 2.500€ für die Verwendung der Daten aus einer Anwesenheitsliste zum Versand eines Newsletters (Fall aus Deutschland, 2023)
- 10.000€ für den unberechtigten Versand eines E-Mail-Newsletters, keine direkte Abmeldemöglichkeit (Fall aus Belgien, 2022)
Besonders im Newsletter-Bereich gibt es regelmäßig Bußgelder – von kleinen Beträgen bis hin zu 6-stelligen Summen. Das zeigt: Die Behörden schauen genau hin, auch bei DSGVO-Newsletter-Verstößen.
Aber keine Panik! 🤝 Es ist absolut machbar, rechtssichere Newsletter zu versenden. Du musst nur die wichtigsten Spielregeln kennen und ein paar Stellschrauben richtig einstellen.
Die größten DSGVO-Stolperfallen für deinen Newsletter
Lass uns kurz ein paar Punkte anschauen, mit denen sich ganz viele Newsletterschreiber:innen unbewusst angreifbar machen (Du in Zukunft nicht mehr! 😉).
Stolperfalle 1: Falsche Tool-Auswahl
Viele Business-Coaches empfehlen Tools, die gar nicht DSGVO-konform sind. Worauf du achten musst:
- Serverstandort: USA-Tools sind problematisch! Server sollten in der EU stehen
- Marketing vs. Realität: Nur weil ein Anbieter mit „DSGVO-konform“ wirbt, ist es noch lange keine Garantie
- Fehlende Verträge: Du brauchst einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag)
Stolperfalle 2: Kein oder falsches Double-Opt-In
Das ist der Klassiker, den ich schon oft gesehen habe: Du sammelst E-Mail-Adressen auf Events oder über Social Media und fügst sie einfach deiner Liste hinzu. Das ist ein großer Fehler! ❌
Jeder DSGVO konformer Newsletter braucht eine aktive, nachweisbare Einwilligung (vgl. § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Das Double-Opt-In Verfahren ist dafür der Goldstandard: Anmeldung + Bestätigung per E-Mail.
Stolperfalle 3: Keine oder unvollständige Datenschutzerklärung
„Ach, das merkt doch keiner…“ – doch, machen sie!
Denn die Datenschutzerklärung muss in deinem Formular verlinkt und zugänglich sein.
Sie muss klar erklären, …
- welche Daten du für deinen Newsletter sammelst
- und wie du sie verwendest.
Stolperfalle 4: Fehlender Abmeldelink
Jeder Newsletter muss einen funktionierenden Abmeldelink enthalten – das ist Pflicht! Viele vergessen das oder verstecken den Link so, dass er kaum zu finden ist. Ein gut sichtbarer „Abmelden“-Link gehört in jeden Newsletter-Footer.
Stolperfalle 5: Automatische Newsletter nach Produktkauf
Nur weil jemand bei dir gekauft hat, darf er nicht automatisch deinen Newsletter bekommen. Das ist ein separater Vorgang, der eine eigene Einwilligung braucht.
(Das gilt übrigens nicht für den Verkauf von 0€-Produkten, also deinem Lead Magneten. Wenn sich jemand im Austausch für seine E-Mail-Adresse ein kostenfreies Angebot bei dir sichert, darfst du ihm danach natürlich E-Mails schreiben. Das ist absolut rechtens.)
So machst du es richtig – Newsletter DSGVO-konform umsetzen
Wenn du deinen Newsletter von Anfang an DSVO-konform umsetzen willst, solltest du auf diese Punkte achten:
Das richtige Tool für deinen Newsletter finden
Zum einen ist es natürlich wichtig, dass das Toll die Möglichkeit hat, deine Abonnenten zu segmentieren, Listen zu erstellen und Automationen zu erstellen, damit du effektives E-Mail-Marketing betreiben kannst.
Aber es sollte auch DSGVO-konform sein.
Darauf musst du achten:
✅ Server in Deutschland/EU (z.B. Brevo, CleverReach)
✅ AV-Vertrag verfügbar (oft nur ein Klick)
✅ Double-Opt-In Funktion integriert
✅ Automatische Dokumentation der Einwilligungen (passiert in den richtigen Tools automatisch)
Ich arbeite mit Brevo und bin 100% happy damit! Es erfüllt alle DSGVO-Newsletter-Anforderungen und ist auch noch bis zu 300 E-Mails am Tag komplett kostenfrei!
Plus: Du sparst dir dadurch sogar Calendly, weil Brevo ein Meeting-Tool integriert hat! 💰
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Double-Opt-In korrekt einrichten
So funktioniert ein rechtssicherer DSGVO Newsletter Anmeldeprozess:
- Anmeldeformular mit klarer Einwilligungserklärung und der Verlinkung deiner Datenschutzerklärung (siehe unten). Du solltest auch erwähnen, dass jederzeit die Möglichkeit besteht, sich wieder abzumelden.
- Bestätigungs-E-Mail wird automatisch versendet
- Aktive Bestätigung durch Klick auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail
- Dokumentation von IP-Adresse, Datum und Uhrzeit (läuft bei den richtigen Tools meistens automatisch)
Du willst dir easy peasy alles mit Anleitung einrichten?
Mit dem Newsletter Starterkit bekommst du Step-by-Step Videos, wie du alles DSGVO-konform in Brevo einrichtest.
Sperrliste erstellen
Wenn jemand keine E-Mails mehr von dir erhalten möchte (entweder über den Abmeldelink in deinem Newsletter oder bei direkter Nachricht an dich), darf er auch wirklich keine mehr bekommen.
Wenn du zum Beispiel mehrere Listen führst, besteht oft die Gefahr, dass sich jemand nur von dieser Liste abmeldet und trotzdem weiterhin E-Mails von dir bekommt.
Die Lösung: Erstelle eine zentrale „Niemals-mehr-anschreiben“-Liste, auch Sperrliste oder Blacklist genannt. Die meisten professionellen E-Mail-Tools wie Brevo haben das schon automatisch integriert.
Listen-Hygiene: E-Mail-Adressen regelmäßig löschen
Was du sofort löschen musst (!):
- Direkte Anfragen mit der Bitte, dass die Daten gelöscht werden (hast du 30 Tage Zeit, alle Daten aus deinen Systemen zu löschen)
- Hard Bounces (E-Mail existiert nicht mehr)
Was du regelmäßig ausmisten solltest:
- Soft Bounces nach 6 Monaten ohne Erfolg
- Inaktive Kontakte (seit 6 Monaten oder mehr keine E-Mails mehr von dir geöffnet)
Das Ausmisten ist übrigens nicht nur für Datenschutz wichtig, sondern auch gut für deine Öffnungsraten und Sales! 😉 Es lohnt sich also, sich hier einen Merker in den Kalender einzutragen.
Das sind also die wichtigen Reminder für deinen Kalender:
- Monatlich: Direkte Anfragen & Hard Bounces entfernen
- Quartalsweise: Inaktive Kontakte prüfen & löschen
- Jährlich: Große Bereinigung
Datenschutzerklärung für DSGVO Newsletter
Auch wenn du noch keine Website hast, brauchst du eine Datenschutzerklärung. Die konkreten Pflichten ergeben sich aus Art. 13 und 14 DSGVO. Diese muss im Newsletter-Anmeldeformular verlinkt sein und erklären:
- Was passiert mit den Daten? (Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger)
- Wie lange speicherst du sie? (Tipp: Bis zur Abmeldung.)
- Wer verarbeitet die Daten? (In diesem Fall du als verantwortliche Unternehmer:in)
- Welche Rechte haben Abonnenten? (Auskunft, Löschung, Widerruf, Berichtigung)
Tipp: Wenn du hier alles richtig machen möchtest, lass dich gern von Darja beraten. Du kannst dir ein komplett kostenfreies Beratungsgespräch bei ihr buchen.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Klingt erstmal kompliziert, ist aber gar nicht so wild: Du musst einfach die Daten deiner Newsletter-Abonnenten schützen.
Das bedeutet:
- Sichere Passwörter für deine Tools
- Regelmäßige Updates deiner Software
- Backup-Strategie für deine Daten
- Zugriffsbeschränkungen (wer darf was sehen?)
2 Vorteile, warum sich ein DSGVO-konformer Newsletter immer lohnt
Dein Seelenfrieden
Ist einmal alles ordentlich aufgesetzt, musst du dich nicht immer fragen, ob alles passt und du alles rechtens gemacht hast. Stattdessen kannst du dich entspannt auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Großartige Newsletter zu schreiben, die deine Leser lieben und dir neue Kunden bringen. 😉
Höheres Kundenvertrauen (= Wettbewerbsvorteil)
Deine Abonnenten merken den Unterschied! Wer professionell mit Newsletter-Datenschutz umgeht, wirkt seriös und vertrauenswürdig (was du ja auch bist). Das kann sogar ein echter Wettbewerbsvorteil für dich werden im Vergleich zu anderen, die schludrig damit umgehen und so keinen professionellen Eindruck hinterlassen.
Fazit: DSGVO-konforme Newsletter sind absolut machbar!
DSGVO klingt erstmal groß und angsteinflößend- gerade beim Newsletter aber absolut machbar, wenn du die richtigen Stellschrauben kennst.
Die wichtigsten Punkte nochmal für dich zusammengefasst:
- Wähle ein EU-basiertes Newsletter-Tool (wie zum Beispiel Brevo)
- Setze Double-Opt-In korrekt um
- Eine ordentliche Datenschutzerklärung
- Dokumentiere alle Einwilligungen (passiert bei Tools wie Brevo z.B. automatisch)
Du musst kein Datenschutz-Experte werden, aber die Basics sollten stimmen.
Und wenn du dir unsicher bist, hol dir lieber einmal professionelle Beratung, statt später völlig unnötig ein Bußgeld zu kassieren.
Die gute Nachricht: Mit einem rechtssicheren DSGVO-Newsletter-Setup kannst du entspannt wachsen, ohne ständig über die Schulter zu schauen.
Deine Abonnenten werden es dir danken – deine Nerven und dein Konto auch! 😉
Hab’s gut,
Svenja & Darja